Wie lange wird eine notarielle Urkunde aufbewahrt und wer hat Zugang dazu?
Um diese Fragen zu beantworten, muss man sich einmal anschauen, welche Arten von Urkunden es überhaupt gibt: Es gibt öffentliche Urkunden und private Urkunden.
Die öffentlichen Urkunden stammen von einer öffentlichen Stelle. Dazu gehören z. B. Verwaltungsbehörden, Gerichte und eben auch Notare. Sie genießen in Verfahren erhöhte Glaubwürdigkeit und beinhalten besonders wichtige Informationen. Wer diese ausstellt, hat besondere Regeln einzuhalten.
Der Gesetzgeber entschieden, welche Informationen so wichtig sind, dass diese Form der Urkunde nötig ist. Wenn nun ein Notar eine solche notarielle Urkunde errichtet, wählt er die besondere Form des Notariatsaktes oder des notariellen Protokolls.
Jetzt stellt sich aber die Frage: Sind alle Urkunde, die vor einem Notar unterzeichnet werden, öffentliche Urkunden?
Die Antwort ist nein! Es können auch Privaturkunden vor dem Notar unterzeichnet werden.
Diese können inhaltlich vom Notar, aber auch z. B. von den Parteien oder von einem Rechtsanwalt stammen. Ein Beispiel dafür ist z. B. ein Kaufvertrag über ein Auto.
Diese Urkunden unterliegen keinen so strengen Regeln. Bei manchen dieser Privaturkunden braucht es dennoch zur Gültigkeit bzw. Durchführbarkeit eine notarielle Beglaubigung oder es wird einfach eine Beglaubigung gemacht, um eine Art Zeitstempel auf die Privaturkunde zu geben.
Notarielle Urkunden werden in Register eingetragen und körperlich beim Notar verwahrt. Nach seiner Pensionierung werden sie von seinem Nachfolger übernommen. Diese Urkunde sollte also für immer aufbewahrt werden. In der notariellen Urkunde befindet sich – meist am Ende der Urkunde – eine Regelung, wer in diese Urkunde einsehen kann bzw. Ausfertigungen bestellen kann. Das entscheiden die Parteien, die die Urkunde beauftragt haben.
Mit Sorgfalt erstellt aber dennoch keine Haftung für Vollständigkeit oder Richtigkeit. Ein persönliches Beratungsgespräch ist unerlässlich.